Toen ik studeerde woonde ik een tijdje in een studentenhuis met 11 huisgenoten. Naast dat het heel gezellig was, betekende het ook dat sommige huisgenoten hun kamer veel dichterbij hadden dan anderen (het was een groot huis gelukkig). Met huisgenoten op dezelfde verdieping had ik vaak meer contact dan met huisgenoten op een andere verdieping en zelfs met mijn directe buren meer dan met anderen verder weg op dezelfde verdieping. En dat terwijl de moeite om een paar stappen verder te zetten of de trap even af te lopen nou niet bepaald groot is.
Thomas Allen heeft in de jaren 70 onderzoek gedaan naar de relatie tussen fysieke afstand en de frequentie van communicatie. En dan blijkt inderdaad dat we vooral contact hebben met mensen die fysiek dichtbij zijn. De Allen curve beschrijft deze relatie (zie de grafiek) en deze is exponentieel. Een paar meter afstand meer of minder kan dus al een groot verschil maken in de hoeveelheid communicatie die tussen personen plaatsvindt. In een kantoorsetting spreken we dus veel vaker met collega’s in dezelfde ruimte, dan in een kamer verderop, laat staan met collega’s op een andere locatie.
Maar zijn deze bevindingen nog wel relevant nu we zo gemakkelijk op afstand kunnen communiceren via communicatietechnologie? Het korte antwoord is ja. Recenter onderzoek1 laat zien dat zowel digitale communicatie als face-to-face communicatie de Allen curve volgen. En dat als een project om nauwe samenwerking vraagt, werknemers in dezelfde locaties veel meer met elkaar mailen dan werknemers in verschillende locaties. Met als gevolg dat het project sneller afgerond is door de mensen die op dezelfde locatie werken.
Tel daarbij op de neiging van mensen om vooral vriendschappen of liefdesrelaties te vormen met mensen die zij vaak tegenkomen2. Dit wordt vaak verklaard aan de hand van het ‘mere exposure effect3 ’, een van mijn favoriete psychologische theorieën. Oftewel, hoe vertrouwder je ergens mee raakt, hoe aantrekkelijker datgene (of diegene) wordt. Dit alles duidt er dus op dat hoe dichter mensen bij elkaar zijn, hoe meer zij met elkaar communiceren, hoe nauwere relaties zij vormen en hoe effectiever zij samenwerken. Als het gaat om teamvorming en samenwerken heeft dat de nodige implicaties, zeker in een tijd waarin thuis of ‘op afstand’ werken, steeds gebruikelijker is. Laaghangend fruit om deze twee zaken te versterken is dus om er eenvoudigweg voor te zorgen dat teamleden vaak dicht in elkaars buurt zijn. Vorm dus zoveel mogelijk teams van mensen die op dezelfde locatie werken en werk zo min mogelijk samen op afstand. Daarbij geldt natuurlijk niet dat meer contact en fysieke nabijheid voor iedereen altijd beter is. Dat hangt af van het type taak en of mensen elkaar bij het werk kunnen helpen. Het is voordehand liggend dat taken die meer concentratie en minder samenwerking vragen beter op een rustige plek gedaan kunnen worden. Maar als je teamvorming en samenwerking wilt versterken, overweeg dan eens om een (groter) koffiezetapparaat op de verdieping te zetten in plaats van meerdere zodat medewerkers elkaar gemakkelijk treffen. Of de werkplekken van teamleden of mensen die op een andere manier kunnen profiteren van meer samenwerking dichterbij elkaar te plaatsen. Maar misschien niet te dichtbij als je liefdesrelaties op het werk niet te veel wilt aanmoedigen :-).
1: Studies van Ben Waber.
2: Het ‘propinquity effect ’. Onder meer onderzocht door Leon Festinger, Stanley Schachter en Kurt Back.
3: Onder meer onderzocht door Robert Zajonc.
Publicatie datum: 08 november 2023